第四堂：AI 提案加速器 — QBR 簡報與續約提案

做 QBR 簡報不用再熬夜，續約提案不用再從零開始。讓 AI 幫你把數字變成故事、把風險變成機會。

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課程目標

學完這堂課，你將能夠：

1. 用 AI 從客戶季度數據中快速產出 QBR 簡報大綱與講稿
2. 使用 4G-CSE 框架（Goal / Context / Source / Expectation）撰寫高品質的 CS 提案 Prompt
3. 針對不同客戶狀態（健康 / 風險 / 升級機會）產出對應的續約提案
4. 用 NotebookLM 建立客戶專屬知識庫，讓每次提案都有「記憶」
5. 把 ROI 數字轉化為客戶聽得懂、老闆看得爽的故事

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為什麼 CS 提案值得用 AI 來加速？

先看一個數字：在多數 SaaS 公司，CS 團隊透過續約、擴充、加購，貢獻了公司約 35% 的營收。這不是邊緣工作，這是核心收入引擎。

假設你的 CS 團隊再加上 AI，目標是讓這 35% 在不增加人力的情況下再放大——更快回覆、更準的洞察、更有說服力的提案。這就是這堂課要做的事。

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CS/AM 提案的三大痛點

如果你是客戶成功經理或 AM，這些場景應該很熟悉：

痛點	真實情境	花費時間
QBR 做半天	從 5 個系統撈數據，貼到簡報，調格式，想講法...	每季每客 4-8 小時
續約簡報找不到亮點	「這客戶到底用了什麼？成效在哪？」翻遍信件和筆記	每次 2-3 小時
ROI 數字講不清楚	老闆問「我們幫客戶賺了多少錢？」你只能含糊帶過	每次被問都心虛

傳統提案流程（每季每客 8+ 小時）：
撈數據 → 整理 Excel → 做簡報 → 想講稿 → 練習 → 上場

AI 加速流程（每季每客 1-2 小時）：
上傳數據 → AI 產洞察 → AI 出大綱 → AI 寫講稿 → 你微調 → 上場

這堂課會用一個虛構但寫實的案例，帶你走完整個流程。所有操作都會同時說明 ChatGPT 和 Gemini 的用法。

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本堂案例：旺來科技 × 鮮活生鮮

旺來科技是一家 B2B SaaS 公司，提供電商數據分析平台，幫品牌客戶追蹤營收、流量、轉換率。

鮮活生鮮是旺來的客戶，一家中型生鮮電商品牌，月營收約 800 萬，使用旺來平台已滿一年，合約下季到期。

你是旺來科技的客戶成功經理，負責鮮活生鮮的帳戶。

以下所有 Prompt 都以這個案例為背景，你實際使用時只要替換成自己的客戶資訊即可。

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一、QBR 簡報 AI 工作流

Step 1：上傳季度數據，產出關鍵發現

先把客戶的季度數據整理成 CSV（或直接從系統匯出），上傳給 AI。

數據準備清單：

• 月營收 / GMV
• 關鍵功能使用率（登入次數、報表查看次數、設定的自動化規則數）
• 客服工單數量與解決時間
• 客戶目標 vs 實際達成
• NPS 或滿意度分數（如果有）

4G-CSE 框架：比「角色+背景+任務+格式」更適合 CS 場景

在寫提案類的 Prompt 之前，先介紹一個進階框架 4G-CSE。CS 場景跟一般寫作不同——你有明確的商業目標、有真實數據、有需要控制的輸出品質。4G-CSE 把這些都考慮進去了：

段落	說明	範例
Goal（目標）	這封信 / QBR 的唯一成功指標是什麼？	提高續約意願並找出擴充機會
Context（背景）	客戶產業、規模、使用情況、情緒紀錄	中型生鮮電商，月營收 800 萬，合約下季到期
Source（資料來源）	告訴 AI 可以看哪些東西（CSV 欄位、email、會議紀錄）	最近 3 次會議記錄、90 天使用量 CSV、support ticket 摘要
Expectation（期望輸出）	格式 + 風格 + 檢查項目	先給 5 行總結，再列洞察，最後出簡報大綱

以下所有 Prompt 都會用 4G-CSE 格式來寫。你會發現，用這個框架出來的結果比「請幫我做一份 QBR」精準很多。

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Prompt 模板：數據上傳 → 關鍵發現（4G-CSE 格式）

Goal：從鮮活生鮮 Q1 的季度數據中找出關鍵洞察，為 QBR 簡報做準備。成功指標：產出的發現能直接用在簡報中，不需要大幅改寫。

Context：鮮活生鮮是一家中型生鮮電商，月營收約 800 萬，使用旺來科技的電商數據分析平台已滿一年，合約下季到期。對口是電商總監（決策者）和營運經理（日常使用者）。

Source：請只根據我提供的這份數據來分析——
（範例欄位：月份, 營收, 平台登入次數, 報表查看次數, 自動化規則數, 工單數, 平均解決時間）
1月, 780萬, 156次, 89次, 12條, 8張, 4.2小時
2月, 820萬, 178次, 112次, 15條, 5張, 3.1小時
3月, 860萬, 203次, 135次, 18條, 3張, 2.8小時

Expectation：
- 五大關鍵發現（Key Findings），每個用一句話總結，附具體數字佐證，標註「亮點」或「待改善」
- 趨勢分析：哪些指標在上升（幅度）、哪些在下降或停滯（可能原因）
- 客戶健康度評估：綜合評分（1-10 分）、最大風險點、最大機會點
- 語氣「給客戶看」，專業但不冰冷

ChatGPT 操作： 點附件圖示上傳 CSV 檔案，再貼上 Prompt。ChatGPT 會自動讀取 CSV 欄位並分析。

Gemini 操作： 如果數據在 Google Sheets 裡，直接在 Gemini 側邊欄輸入 Prompt，它可以直接讀取工作表內容，不用另外匯出。也可以在 gemini.google.com 上傳 CSV。

💡 ChatGPT vs Gemini 差異提示： ChatGPT 在上傳 CSV 後會用 Code Interpreter 跑 Python 分析，適合需要精確計算的場景。Gemini 整合 Google Workspace，如果你的數據本來就在 Sheets 裡，用 Gemini 更順手，省去匯出步驟。

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Step 2：產出「給客戶看的 5 頁簡報大綱」

拿到關鍵發現後，請 AI 幫你規劃簡報結構。

Prompt 模板：QBR 簡報大綱生成（4G-CSE 格式）

Goal：幫我為鮮活生鮮準備 QBR 洞察和簡報大綱，目標是提高續約意願並找出擴充機會。

Context：對象是鮮活生鮮的電商總監（決策者）+ 營運經理（日常使用者）。簡報時間 30 分鐘 + 15 分鐘討論。本季目的：回顧成果、展示平台價值、為續約鋪路。

Source：請根據你剛才分析的 Q1 數據結果來規劃。

Expectation：
- 先用 5 行內給出本季總結敘事
- 列出 3-5 個關鍵洞察，每個包含：對應數據、風險或機會、建議行動
- 最後寫出 QBR 簡報大綱（10-12 頁），用標題+一句說明格式，結構如下：

頁 1：封面 + 本季一句話摘要（讓客戶看到就覺得「這季不錯」）
頁 2-3：關鍵成果一覽，3-4 個最亮眼的數字用「Before → After」呈現，附視覺建議
頁 4-5：深度洞察，客戶自己不一定知道的趨勢，用數據佐證但講成故事
頁 6-7：ROI 計算，把效率提升換算成金額
頁 8-9：下季建議與行動計畫，2-3 個建議各附「預期效果」
頁 10：合作展望 + 下一步（誰做什麼、什麼時候）
頁 11-12：附錄（完整數據表、名詞解釋）

ChatGPT 操作： 在同一個對話中接著問即可，ChatGPT 會記住上一輪的分析結果。

Gemini 操作： 同樣在同一對話中接著問。如果用 Gemini 側邊欄，它會持續參照同一份 Google Sheets。

💡 ChatGPT vs Gemini 差異提示： 如果你需要 10 頁以上的詳細大綱，ChatGPT 的長輸出能力通常較穩定。Gemini 擅長結合 Google Slides 模板，如果你後續要直接在 Google Slides 製作簡報，可以請 Gemini 幫你產出符合 Slides 格式的內容。

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Step 3：每頁講稿 / 口語化說明

大綱有了，但上台還是不知道怎麼講？讓 AI 幫你寫講稿。

Prompt 模板：講稿生成

請根據上面的簡報大綱，為前 5 頁各寫一段口語化的講稿（其餘頁簡要帶過即可）。

要求：
- 語氣像「跟客戶面對面聊天」，不要像念稿
- 每頁講稿控制在 2-3 分鐘（約 300-500 字）
- 在關鍵數字處標註【停頓，看對方反應】
- 在每頁結尾加一個「過場句」，自然帶到下一頁
- 如果有可能被客戶挑戰的點，加上【預備回應】

範例語氣：
「各位好，我們來看一下 Q1 的整體表現。先講結論：這一季的數字很漂亮。【停頓】你們的月營收從 780 萬成長到 860 萬，成長了 10.3%。但更讓我興奮的不是營收本身，而是——你們的團隊開始真正用起這套系統了。」

ChatGPT 操作： 直接在同一對話中接著問。如果輸出被截斷，輸入「繼續」即可。

Gemini 操作： 同樣在同一對話中接著問。Gemini 的回覆如果太短，可以追加「請把每頁講稿都寫到 300 字以上」。

💡 ChatGPT vs Gemini 差異提示： 講稿這種需要「口語感」的內容，兩個平台都能做得不錯。建議兩邊都試一次，挑語氣更符合你個人風格的那個版本。

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二、續約提案 AI 加速

不同客戶狀態，需要不同的續約策略。

客戶狀態	續約策略	重點
健康客戶（使用率高、滿意度高）	價值回顧 + 順勢續約	讓客戶覺得「不續約才奇怪」
風險客戶（使用率低、有抱怨）	承認問題 + 改善計畫 + 續約誘因	先修關係再談錢
升級機會客戶	展示額外價值 + 加購方案	讓客戶主動說「我要更多」

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情境 A：健康客戶的續約信 + 價值回顧

Prompt 模板：健康客戶續約信

你是旺來科技的客戶成功經理，要寫一封續約信給鮮活生鮮的電商總監 陳總。

背景：
- 合作一年，客戶滿意度高（NPS 9 分）
- 平台使用率穩定成長（登入次數 +30%、自動化規則 +50%）
- 客戶營收成長 10.3%（不能全歸功於我們，但我們有貢獻）
- 合約下季到期，目前方案：專業版 年費 36 萬

請寫一封續約信，包含：

1. 開頭：感謝 + 回顧合作亮點（2-3 句，要具體不要空泛）
2. 價值回顧：用「你的團隊做到了...」的框架，把功勞給客戶，但自然帶出平台的貢獻
3. 數字摘要：3 個最有感的數字，用 Before → After 呈現
4. 續約條件：說明續約方案（同方案續約，附贈 2 個月免費使用）
5. 結尾：下一步行動 + 期待

語氣：專業但溫暖，像「值得信賴的夥伴」而不是「業務在催款」
長度：500-700 字

ChatGPT 操作： 開一個新對話，貼上 Prompt。如果要微調語氣，可以追加「請再正式一點」或「請再口語一點」。

Gemini 操作： 同樣開新對話貼上。Gemini 在寫中文商業信件時，語氣預設偏正式，如果你想要更親切，可以加「語氣像跟認識很久的客戶寫 email」。

💡 ChatGPT vs Gemini 差異提示： 寫信件時，ChatGPT 預設較口語、Gemini 預設較正式。兩邊都能透過追加指令調整，選你覺得比較接近你寫信風格的那個。

範例輸出（節錄）：

陳總您好，

轉眼間我們合作已滿一年。回顧這段時間，最讓我印象深刻的不是數字本身，而是貴團隊的學習速度——從一開始每月只看 3 份報表，到現在營運團隊每天登入系統、主動設定了 18 條自動化規則。這個改變，是你們自己做到的。

而我們很榮幸能在這個過程中提供支持...

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情境 B：風險客戶的「逆風盤」提案

這是最難寫的一種。客戶不太滿意，但你還是希望能續約。關鍵是：先承認問題，再談解法。

Prompt 模板：風險客戶逆風盤提案

你是旺來科技的客戶成功經理，要為風險客戶「綠野農品」準備一份續約提案。

背景（誠實面對）：
- 合作 10 個月，客戶滿意度偏低（NPS 5 分）
- 前兩季平台使用率下滑（登入次數 -20%，報表查看 -35%）
- 客戶反映：「報表太複雜」「匯出格式不符需求」「客服回應太慢」
- Q3 客服工單 15 張，平均解決時間 6.5 小時（高於標準的 4 小時）
- 客戶內部換了一位營運主管，新主管對平台不熟悉
- 合約下季到期，年費 24 萬

但也有亮點：
- 使用自動化排程功能的部門反饋正面
- 上月開始用新版儀表板，登入次數回升 15%

請寫一份「逆風盤」續約提案，結構如下：

## 1. 坦誠回顧（Honest Review）
- 直接承認哪些地方我們沒做好，不找藉口
- 但也客觀呈現有做到的部分

## 2. 問題根因分析
- 為什麼使用率下降？（不只是表面原因）
- 我們的責任 vs 可以一起改善的部分

## 3. 90 天改善計畫
- 具體行動（不是空話），每個行動附上負責人和時間
- 讓客戶看到「這次是玩真的」

## 4. 續約方案（附加誘因）
- 續約特惠：降價 10% 或增加免費培訓
- 「不滿意可中止」條款（如果 90 天沒改善，提前解約不收違約金）
- 新主管專屬 onboarding 計畫

語氣：誠懇、有擔當、不卑不亢。承認問題但展現解決問題的決心。

ChatGPT 操作： 逆風盤提案通常需要多輪調整。先產出初稿，再追加「問題承認的部分語氣再坦誠一點」「改善計畫要更具體，加上日期」等指令。

Gemini 操作： 同樣先產出初稿再微調。如果你有之前的會議紀錄在 Google Docs 裡，可以在 Gemini 中 @ 引用該文件，讓 AI 參考實際的客戶反饋來寫。

💡 ChatGPT vs Gemini 差異提示： 逆風盤提案需要拿捏「承認問題」和「展現信心」的平衡。如果覺得某個平台的語氣太軟或太硬，直接告訴它「承認問題的比例大約 30%，改善計畫和信心佔 70%」，用比例來控制語氣非常有效。

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情境 C：升級/加購提案

客戶用得很好，是時候聊聊「更多可能性」了。

Prompt 模板：升級加購提案

你是旺來科技的客戶成功經理，要為鮮活生鮮準備一份升級提案。

背景：
- 目前使用專業版（年費 36 萬），使用率高、滿意度高
- 客戶營收從 780 萬/月成長到 860 萬/月
- 客戶最近提到：「如果能看到競品的數據就好了」「希望能預測下個月的銷量」
- 旺來的企業版（年費 60 萬）包含：競品分析模組、預測分析、API 串接、專屬客服

請寫一份升級提案，要讓客戶覺得「升級是為了我好」而不是「你想多賺我的錢」：

## 1. 開場：從客戶的需求出發
- 引用客戶自己說過的話（「如果能看到競品數據...」）
- 連結到他們的業務目標

## 2. 現有方案的天花板
- 以目前的使用方式，還能成長多少？
- 哪些事情客戶想做但現在做不到？

## 3. 升級方案介紹
- 不要列功能清單，要講「你能多做到什麼事」
- 每個新功能都對應一個客戶的具體需求
- 附上「升級 ROI 試算」（預估節省時間 / 增加營收）

## 4. 升級方案與費用
- 專業版 → 企業版，年費 36 萬 → 60 萬（+67%）
- 但附上：升級首年 9 折（54 萬）、免費資料遷移、1 個月並行使用期
- 算給客戶看：每月多付 1.5 萬，但預估每月多帶來 XX 萬營收

## 5. 下一步
- 建議安排一次 30 分鐘的 Demo
- 提供試用方案（企業版功能試用 2 週）

語氣：顧問式建議，不是推銷。

ChatGPT 操作： 升級提案需要數字計算（ROI 試算），ChatGPT 的 Code Interpreter 可以幫你精確計算。在 Prompt 中加上具體數字，它會自動算出投資回報。

Gemini 操作： 如果你的客戶使用數據在 Google Sheets，可以讓 Gemini 直接從 Sheets 抓數據來算 ROI，更即時。

💡 ChatGPT vs Gemini 差異提示： 升級提案的 ROI 試算部分，ChatGPT 可以跑 Python 精確計算並生成圖表。Gemini 則擅長把計算結果直接整合進 Google Slides。如果你的簡報在 Google Workspace 裡做，Gemini 的工作流更順。

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三、NotebookLM 客戶知識庫

為什麼要建客戶知識庫？

每次準備提案，你是不是都在做這些事？

• 翻 Email 找「客戶上次說了什麼」
• 翻會議紀錄找「我們承諾了什麼」
• 翻合約找「他們買了哪個方案」
• 問同事「這個客戶之前發生過什麼事？」

NotebookLM 可以幫你把這些全部整合在一起。

建立步驟

Step 1：收集客戶文件

把以下資料上傳到 NotebookLM 的一個 Notebook：

• 過去 3 季的 QBR 簡報（PDF 或 Google Slides）
• 重要會議紀錄（Google Docs 或 txt）
• 客戶合約（PDF）
• 客服工單摘要
• 客戶來往信件中的關鍵段落

注意： NotebookLM 每個 Notebook 最多上傳 50 個來源，每個來源最大 500,000 字。一般客戶的一年份資料綽綽有餘。

Step 2：命名與整理

建議命名規則：客戶名稱-資料類型-時間

• 鮮活生鮮-QBR-2025Q1
• 鮮活生鮮-合約-2025
• 鮮活生鮮-會議紀錄-20250315

Step 3：開始提問

上傳完成後，你就可以用自然語言問問題了。

實用問法範例

了解客戶關注點：

這個客戶過去一年最在意什麼議題？請列出前 3 個，並引用原始文件中的具體段落。

檢查承諾兌現：

根據過去的會議紀錄和 QBR 簡報，我們對這個客戶做過哪些承諾？哪些已經兌現、哪些還沒有？請列成表格。

準備續約素材：

如果我要跟這個客戶談續約，根據所有資料，我應該強調哪 3 個價值點？又應該提前準備回應哪些可能的質疑？

找出風險訊號：

從這些文件中，有沒有任何跡象顯示客戶可能不續約？例如：抱怨變多、使用率下降、關鍵聯繫人異動等。

跨季度比較：

比較 Q1 和 Q3 的 QBR 內容，客戶的使用行為有什麼明顯變化？這些變化是正面還是負面的？

進階用法： 每次跟客戶開完會，把會議紀錄加進 NotebookLM。日積月累，這個 Notebook 就變成你對這個客戶的「AI 大腦」，任何問題都能秒查。

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四、ROI 故事化：把數字變成故事

為什麼數字不夠？

你跟客戶說：「平台幫你提升了 10.3% 的營收。」 客戶心裡想：「這跟你的平台有什麼關係？可能是我們行銷做得好啊。」

你跟客戶說：「你們的營運經理小美，以前每天花 2 小時手動匯出報表，現在用自動化規則只要 10 分鐘。省下來的時間，她拿去分析了 3 個新的產品策略，其中一個讓芒果禮盒的轉換率提升了 25%。」 客戶心裡想：「哇，這我有感。」

差別在於：數字是證據，故事是感受。好的提案兩者都要有。

ROI 故事化的三層結構

第一層：效率數字（省時間 / 省成本）
→「每月節省 40 小時人工作業」

第二層：行為改變（因為省了時間，所以多做了什麼）
→「團隊把省下的時間拿來分析產品策略」

第三層：業務影響（行為改變帶來的商業結果）
→「其中一個策略讓明星商品轉換率提升 25%」

Prompt 模板：ROI 故事化

你是一位擅長用故事傳達數據的簡報教練。

我有以下客戶成效數據，請幫我把每個數字都轉化為「有人物、有場景、有轉變」的小故事：

【原始數據】
1. 平台登入次數：從每月 156 次成長到 203 次（+30%）
2. 自動化規則：從 12 條增加到 18 條（+50%）
3. 客服工單：從每月 8 張降到 3 張（-63%）
4. 報表產出時間：從每份 2 小時降到 15 分鐘（-88%）

請為每個數字產出：

### 數字 + 故事版本
- 一句話數字版（給老闆看的）
- 三句話故事版（給簡報用的），包含：
  - 誰？（具體角色，例如「營運經理」）
  - 以前怎樣？（痛點場景）
  - 現在怎樣？（改善後的場景）
  - 所以呢？（帶來的商業影響）

### ROI 總結段落
用 100 字以內，把所有改善整合成一段「讓老闆聽了會點頭」的總結。

💡 ChatGPT vs Gemini 差異提示： 故事化這類需要「文字功力」的任務，建議兩邊都試一次。ChatGPT 寫中文故事通常比較自然流暢，Gemini 的故事結構感較強但可能稍生硬。挑你覺得更有溫度的版本。

Prompt 模板：ROI 數字轉換計算

請幫我把以下「軟性效益」轉換成「老闆聽得懂的硬數字」：

效益 1：每月節省報表作業 40 小時
→ 假設員工平均時薪 {填入}，換算成每月節省多少錢？每年呢？

效益 2：客服工單減少 63%
→ 假設每張工單的處理成本是 {填入}（含人力時間），一年省多少？

效益 3：團隊多出時間做了策略分析，某產品轉換率提升 25%
→ 假設該產品月均銷售額 {填入}，25% 的提升代表多少營收？

最後請算出：
- 平台年費：36 萬
- 以上三個效益加總的年化價值
- ROI = (效益 - 成本) / 成本 × 100%
- 用一句話總結：「每投入 1 元在這個平台，帶回 X 元的價值。」

💡 ChatGPT vs Gemini 差異提示： 數字計算這件事，ChatGPT 用 Code Interpreter 跑 Python，算出來的數字比較可靠。Gemini 偶爾會在四則運算上出錯，建議用 Gemini 算完後自己驗算一下關鍵數字，或直接搭配 Google Sheets 讓它引用試算表的結果。

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五、完整實戰流程整合

把以上所有技巧串起來，這是一個完整的「續約季 AI 工作流」：

Week 1：準備期
├── NotebookLM：更新客戶知識庫（加入最新會議紀錄和數據）
├── NotebookLM：問「有哪些承諾還沒兌現？」（提前處理）
└── AI：上傳季度數據，產出關鍵發現

Week 2：製作期
├── AI：產出 QBR 簡報大綱 + 講稿
├── AI：產出 ROI 故事化版本
└── 你：微調內容，加入個人觀察

Week 3：提案期
├── 進行 QBR 簡報
├── 根據客戶反應，用 AI 即時調整續約提案
└── AI：產出正式續約信 / 升級提案

Week 4：收尾期
├── 記錄會議結果到 NotebookLM
├── AI：產出後續追蹤信件
└── 更新客戶健康度評估

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AI 協作：學了這個，跟 AI 怎麼配合？

提案是 CS 最高價值的產出——AI 幫你加速「資料整理和初稿」，你專注在「策略判斷和客戶洞察」。

你的人類優勢：

• 你知道這個客戶真正在意什麼（預算？成效？面子？）——AI 只能猜
• 你能把 ROI 數字翻譯成客戶老闆聽得懂的故事——數字轉故事是人的專利

可以這樣跟 AI 說：

我要準備一份 QBR 簡報給客戶的 CMO。他最在意的是 ROI 和競品對比。請用 4G-CSE 框架整理這份數據，重點放在「投資回報」和「跟競品的差距在哪裡」，語氣要像資深顧問在做策略建議。

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練習時間

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本堂重點回顧

技能	工具	你學到的
4G-CSE 框架	ChatGPT / Gemini	Goal / Context / Source / Expectation，比基礎模板更精準
QBR 簡報製作	ChatGPT / Gemini	三步驟：數據→大綱→講稿，每步都有雙平台操作指引
續約提案撰寫	ChatGPT / Gemini	三種情境：健康續約、逆風盤、升級加購，各有策略
客戶知識庫	NotebookLM	上傳文件→自然語言提問→秒查客戶歷史
ROI 故事化	ChatGPT / Gemini	三層結構：效率數字→行為改變→業務影響

一句話帶走

好的提案不是告訴客戶「我們做了什麼」，而是讓客戶感受到「我的生意因為你變得更好了」。AI 幫你把這句話說得更快、更準、更有說服力。