初探 Apps Script：用 AI 寫你的第一個自動化

你每週都在做這件事，但其實不用自己做

每週一早上，你要做這些事：

1. 打開訂單表
2. 篩選上週的訂單
3. 算出總金額
4. 複製數字，填到週報表的對應格子
5. 發一封郵件給主管說「週報已更新」

這 5 個步驟，每週 20 分鐘，一年就是 17 小時。

Apps Script 可以把這些全部自動化，而且你不需要會寫程式——因為 AI 幫你寫。

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Apps Script 是什麼？

Apps Script 是 Google 提供的「腳本工具」：

• 內建在 Google Sheets、Docs、Gmail 裡
• 使用 JavaScript 語法（但你不需要學，讓 AI 寫）
• 可以操作 Sheets 的資料、發郵件、自動定時執行

一個比喻：Apps Script 就像是 Google Sheets 的「巨集錄製 2.0」，但比錄製巨集強很多：

• 可以加邏輯判斷（如果金額超過 X，才發警告郵件）
• 可以設定時間觸發（每天早上 9 點自動執行）
• 可以跨 Sheets、跨 Gmail 操作

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如何進入 Apps Script

在 Google Sheets 裡： 擴充功能 → Apps Script

會開啟一個新分頁，看起來像程式碼編輯器。

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第一個範例：庫存不足時自動發警告信

業務情境

商品庫存表，每天有人更新庫存數量。你想要：當任何商品庫存低於 10 時，自動發郵件通知你。

讓 AI 幫你寫的 prompt

請幫我寫一個 Google Apps Script，功能是：

• 讀取 Google Sheets 中「庫存表」工作表的 A 欄（商品名稱）和 B 欄（庫存數量）
• 找出所有庫存數量低於 10 的商品
• 把這些商品整理成清單，發郵件到 yourname@company.com
• 郵件主旨是「庫存警告：以下商品需要補貨」
• 資料從第 2 列開始，到第 200 列

AI 生成的程式碼長這樣：

function checkLowInventory() {
  const sheet = SpreadsheetApp.getActiveSpreadsheet()
                  .getSheetByName("庫存表");
  const lastRow = 200;
  let lowStockItems = [];

  for (let i = 2; i <= lastRow; i++) {
    const productName = sheet.getRange(i, 1).getValue();
    const stock = sheet.getRange(i, 2).getValue();

    if (productName && stock < 10) {
      lowStockItems.push(`${productName}：庫存 ${stock} 件`);
    }
  }

  if (lowStockItems.length > 0) {
    const subject = "庫存警告：以下商品需要補貨";
    const body = "以下商品庫存低於 10 件，請盡快補貨：\n\n" +
                 lowStockItems.join("\n");

    GmailApp.sendEmail("yourname@company.com", subject, body);
  }
}

你不需要看懂每一行，只需要：

1. 把上面的程式碼貼進 Apps Script 編輯器
2. 把 "庫存表" 改成你的工作表名稱
3. 把 yourname@company.com 改成你的信箱
4. 點「執行」按鈕測試

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設定自動定時執行

不需要每天手動點「執行」，可以設定自動排程：

1. 在 Apps Script 編輯器，點左側「時鐘」圖示（觸發條件）
2. 點「新增觸發條件」
3. 設定：
   • 執行函式：checkLowInventory
   • 部署方式：前端
   • 事件來源：時間驅動
   • 類型：每天
   • 時間：上午 9 點到 10 點

之後每天早上，腳本會自動執行，有問題就發信給你。

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用自然語言描述需求，讓 AI 轉成程式碼

需求描述模板

請幫我寫一個 Google Apps Script：
- 資料位置：[工作表名稱]，[哪幾欄有什麼資料]
- 我的需求：[描述你要做什麼]
- 觸發條件：[手動執行 / 每天幾點 / 有人修改時]
- 結果輸出：[發郵件 / 更新另一個欄位 / 在另一張工作表新增一列]

更多可以自動化的場景

場景	描述給 AI 的需求
訂單確認信	當有新訂單（新增一列），自動發確認郵件給客戶信箱欄位的地址
週報彙整	每週一，自動把上週訂單金額加總，填入週報工作表的對應格子
到期提醒	每天早上，找出「活動結束日期」是明天的活動，發提醒信
資料備份	每月最後一天，自動把當月工作表複製一份，命名為「2024-01備份」

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第一次使用的常見問題

Q：執行時出現「需要授權」 A：點「查看權限」→「允許」，Apps Script 需要你授權才能操作 Sheets 和 Gmail。

Q：程式碼跑完但沒收到信 A：先查「執行記錄」（左側 icon）看是否有錯誤訊息，通常是工作表名稱打錯。

Q：AI 寫的程式碼我看不懂怎麼辦 A：沒關係！你只需要確認「修改的地方對了嗎」（工作表名稱、信箱地址、欄位位置），不需要看懂所有邏輯。

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練習題

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AI 協作：學了這個，跟 AI 怎麼配合？

Apps Script 是你和 AI 協作的最完美場景：你懂業務需求，AI 寫程式碼，你審核邏輯是否正確後執行。

你的人類優勢：

• 你知道自動化的業務邏輯（什麼情況下該做什麼、數字的業務意義）
• 你能測試和判斷程式碼的結果是否正確（AI 寫的程式不一定第一次就對）

可以這樣跟 AI 說：

請幫我寫一個 Google Apps Script，功能說明如下：

• 資料位置：「訂單記錄」工作表，A欄是訂單日期、B欄是商品分類、C欄是訂單金額、D欄是客戶等級
• 需求：每月1日早上9點，自動統計上個月各商品分類的總金額，新增一列到「月報統計」工作表，格式：日期、分類、金額
• 同時發一封郵件到 manager@company.com，主旨「月報已更新」，內文包含上月各分類金額彙整