資料驗證與條件格式：讓表格自己抓錯

錯誤在填表那一刻就該被攔下

行銷同事填入活動預算表：

• 有人在「活動日期」欄填了「明天」
• 有人在「預算金額」填了「待確認」
• 有人在「活動類型」填了「雙11大促」（跟標準選項「雙十一」不同）

結果：之後要用 COUNTIF 算各類型活動數量，因為名稱不統一，數字全錯了。

資料驗證的作用：在輸入階段就預防這些問題，而不是事後補救。

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資料驗證：限制填表內容

設定方式

選取要限制的儲存格 → 資料 → 資料驗證

三種最常用的驗證類型

1. 下拉選單（Dropdown）

適用場景：有固定選項的欄位

欄位	下拉選單內容
活動類型	雙十一、雙十二、年中慶、會員日、清倉特賣
訂單狀態	待確認、已出貨、已完成、已退款
客戶等級	一般、銀卡、金卡、VIP
部門	行銷、業務、倉庫、客服

設定步驟：

1. 選取要設定的欄位範圍
2. 資料 → 資料驗證
3. 條件選「下拉式清單」
4. 輸入選項（用逗號分隔）
5. 勾選「如果輸入無效，顯示警告」

進階用法：選項放在另一張「設定表」，用範圍引用，之後要新增選項直接改設定表即可。

2. 數字範圍限制

適用場景：金額、數量等有合理範圍的欄位

欄位	驗證規則
折扣率	數字，介於 0 到 1 之間
商品數量	整數，大於 0
退款比例	數字，介於 0 到 100

設定步驟：

1. 條件選「數字」
2. 選規則（介於、大於、小於等）
3. 填入數值

3. 自訂公式驗證

適用場景：複雜的業務規則

例子：確保結束日期必須晚於開始日期

在「結束日期」欄設定驗證規則：

=D2>C2

（D2 是結束日期，C2 是開始日期）

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條件格式：讓表格自己「亮起來」

條件格式可以根據儲存格的值，自動改變背景顏色或字體顏色。

設定方式

選取範圍 → 格式 → 條件式格式設定

三個電商實用場景

場景一：庫存預警（低於安全庫存就變紅）

設定	說明
應用範圍	庫存量欄位（如 D2:D200）
條件	小於 10（或你設定的安全庫存量）
格式	背景紅色

效果：庫存數量 < 10 的商品，整列自動變紅，一眼找出需要補貨的商品。

場景二：逾期訂單提醒（超過出貨時限變橘色）

設定	說明
應用範圍	訂單日期欄（如 B2:B200）
條件（自訂公式）	=AND(B2<TODAY()-3, E2="待出貨")
格式	背景橘色

效果：「待出貨」且訂單日期超過 3 天的，自動標橘色。

場景三：業績達標（超過目標變綠色）

設定	說明
應用範圍	各業務月銷售額欄位
條件	大於或等於目標金額（如 100000）
格式	背景綠色、字體加粗

效果：達到月銷售目標的業務欄位自動變綠，激勵感立即可見。

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整列變色：更直觀的視覺效果

如果想讓「符合條件的整列」都變色，要用「自訂公式」並鎖定欄但不鎖定列：

例子：訂單狀態是「已退款」的整列變灰色

1. 選取整個表格範圍（如 A2:H200）
2. 條件選「自訂公式」
3. 輸入：=$E2="已退款"（注意 $E 鎖欄不鎖列）
4. 設定灰色背景

關鍵符號 $E：$ 鎖住 E 欄，讓公式在每列都去看 E 欄的值。

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資料驗證 vs 條件格式 對比

功能	資料驗證	條件格式
作用時機	輸入時	輸入後
主要用途	防止填錯	視覺化異常
可以攔截錯誤輸入	✅	❌
可以標示現有問題	❌	✅
建議一起用	✅	✅

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練習題

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AI 協作：學了這個，跟 AI 怎麼配合？

設定好資料驗證和條件格式，你的表格就有了「品質保護層」，AI 分析的數據品質也跟著提升。

你的人類優勢：

• 你知道哪些欄位需要嚴格限制（業務規則 AI 不懂）
• 你能判斷哪些視覺提示對你的團隊最有用（工作流程 AI 看不到）

可以這樣跟 AI 說：

我有一份活動報名表，欄位包含：活動名稱、報名日期、參加人員、部門（行銷/業務/倉庫/客服）、預計費用（數字）、是否核准（是/否）。請幫我列出每個欄位應該設定的資料驗證規則，以及建議設定哪些條件格式來讓異常狀況一眼可見。