Gemini × Docs & Gmail：文件與信件加速

寫企劃書不用從白紙開始，回客戶信不用字斟句酌。Gemini 直接在 Docs 和 Gmail 裡幫你打草稿，你負責調整和定稿。

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課程目標

1. 學會在 Google Docs 中使用 Gemini（Help me write）
2. 掌握 4 大 Docs 實戰場景：生稿、潤稿、摘要、翻譯
3. 學會在 Gmail 中使用 Gemini 加速信件處理
4. 掌握 3 大 Gmail 實戰場景：回信、摘要、語氣調整

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一、Gemini 在 Google Docs 的使用方式

1.1 怎麼啟動？

在 Google Docs 中使用 Gemini 有三種方式：

方式一：Help me write（直接在文件內）

1. 在文件中你想插入內容的地方
2. 輸入 @ 或點選左邊的「+」
3. 選擇「Help me write」
4. 輸入你想要的內容描述
5. Gemini 會生成草稿，你可以選擇「Insert」插入

方式二：選取文字後使用

1. 選取文件中的一段文字
2. 右鍵選擇「Help me write」
3. 可以選擇「Rephrase」（改寫）、「Summarize」（摘要）等

方式三：側邊欄對話

1. 點右上角 Gemini 圖示
2. 在側邊欄中跟 Gemini 對話
3. 可以問關於文件內容的問題

注意：Docs 內的 Gemini 功能需要 Gemini Advanced。免費版可以在 gemini.google.com 貼上文件內容來處理。

1.2 Help me write 的操作選項

當 Gemini 生成草稿後，你有以下選項：

選項	功能	適合場景
Insert	插入到文件	草稿滿意，直接用
Refine	進一步調整	大方向對，細節要改
Shorten	精簡	太冗長
Elaborate	擴寫	太簡短
Formalize	正式化	語氣太口語
Rephrase	改寫	換個說法
Retry	重新生成	不滿意，再試一次
Discard	捨棄	完全不對

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二、Google Docs 4 大實戰場景

場景 1：從零生成文件草稿

情境：老闆要你寫一份 Q3 的 618 年中慶行銷企劃書，下午就要初稿。

操作方式：

1. 開一份新的 Google Docs
2. 點「Help me write」
3. 輸入以下 Prompt

Prompt 範例：

請幫我撰寫一份「618 年中慶行銷企劃書」，格式要求如下：

一、活動概述
   - 活動名稱、期間、目標

二、市場分析
   - 去年 618 檢討（可用假設數據）
   - 今年市場趨勢

三、活動規劃
   - 暖身期（6/1-6/10）：社群預告、會員搶先看
   - 爆發期（6/11-6/18）：限時折扣、滿額贈
   - 延燒期（6/19-6/25）：加碼優惠、口碑擴散

四、通路策略
   - 官網、蝦皮、momo 各通路的活動差異化

五、預算配置
   - 廣告、KOL、贈品各佔比

六、KPI
   - 營收目標、新客數、回購率

七、風險評估
   - 可能的風險和應對方案

語氣：專業但易讀，適合給主管審閱。
篇幅：約 2000 字。

小技巧：

• Gemini 生成的是草稿，不是定稿。數字和細節需要你根據實際情況修改
• 先用 Gemini 打出骨架，再自己填入真實數據和公司特有策略
• 如果某段不滿意，選取那段 → Help me write → 「Rephrase」或具體說明要改什麼

場景 2：潤稿與改寫（語氣調整、精簡、擴寫）

情境：你寫了一份產品上架文案，但覺得語氣不太對。有時太硬、有時太口語、有時太長。

語氣調整 Prompt：

請把以下產品文案調整為「親切但專業」的語氣。
要讓消費者覺得我們是懂產品的朋友，不是冷冰冰的品牌。
保留所有產品規格資訊，但用更生活化的方式表達。

原文：
[貼上你的文案]

精簡 Prompt：

請把以下文字精簡到 200 字以內，保留核心訊息：
1. 產品的主要賣點（最多 3 個）
2. 價格和優惠資訊
3. 行動呼籲（CTA）

刪掉重複的描述和不必要的形容詞。

原文：
[貼上你的文案]

擴寫 Prompt：

以下是產品的重點規格，請幫我擴寫成一段完整的商品描述（300-400 字）：

- 商品：無線降噪耳機
- 賣點：40 小時續航、主動降噪、藍牙 5.3
- 目標客群：通勤上班族
- 語氣：年輕、有活力

請加入使用場景描述（通勤、辦公室、健身房），讓消費者有畫面感。

多版本比較 Prompt：

請幫我把以下產品標題改寫成 3 個版本：
1. 理性版（強調規格和性價比）
2. 感性版（強調使用體驗和情感）
3. 急迫版（強調限時和稀缺）

原文：「超值無線耳機，限時 8 折」

每個版本控制在 20 字以內。

場景 3：摘要長文件

情境：產品部門丟了一份 30 頁的新品規格書，你需要在 10 分鐘內搞懂重點，因為下午要跟客戶簡報。

操作方式：

1. 把 PDF 上傳到 Google Drive，用 Docs 開啟（或直接在 Gemini 對話上傳）
2. 選取整份文件（Ctrl+A）
3. Help me write → 「Summarize」
4. 或用更具體的 Prompt

Prompt 範例：

這是一份新品規格書。我需要在下午跟客戶簡報，請幫我整理：

1. 產品定位（一句話說明這個產品是什麼、給誰用）
2. 3 個主要賣點（每個 50 字以內）
3. 跟競品的差異化（整理成比較表）
4. 建議售價和利潤空間
5. 我在簡報時需要特別注意的「地雷」（例如：某規格不如競品、供貨可能延遲）

格式要求：用 bullet points，方便我快速瀏覽。

進階：多文件比較摘要：

我上傳了 3 份供應商的報價單。請幫我整理成比較表：

比較項目：
1. 單價
2. 最低訂購量（MOQ）
3. 交期
4. 付款條件
5. 品質認證

最後請給出「如果我最在意品質」和「如果我最在意價格」兩種情境下的推薦。

場景 4：翻譯與在地化

情境：總部發了一封英文產品公告，你需要翻成繁體中文給台灣團隊看。但不是逐字翻譯，要「在地化」。

Prompt 範例：

請把以下英文產品公告翻譯成繁體中文，注意以下要求：

1. 不要逐字翻譯，要用台灣商業用語
2. 金額從 USD 換算成 NTD（匯率用 1:32）
3. 日期格式改成「年/月/日」
4. 品牌名和專有名詞保留英文
5. 語氣調整為適合給台灣客戶看的正式商業文件

原文：
[貼上英文內容]

多語言翻譯 Prompt：

請把以下產品描述翻譯成：
1. 英文（適合國際官網）
2. 日文（適合日本市場，用敬語）
3. 簡體中文（適合中國市場，用大陸用語）

原文：
「秋季新品上市！精選台灣在地食材，手工製作，限量供應。」

每個版本附上你翻譯時的考量說明。

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三、Gemini 在 Gmail 的使用方式

3.1 怎麼啟動？

撰寫新信件時：

1. 點「撰寫」
2. 在撰寫視窗中，點 Gemini 圖示（「Help me write」）
3. 輸入你想寫什麼
4. Gemini 生成草稿，你可以調整後寄出

回覆信件時：

1. 點「回覆」
2. 點 Gemini 圖示
3. 輸入你的回覆方向
4. Gemini 會根據原信內容 + 你的指示生成回覆

閱讀信件時：

1. 開啟信件
2. 上方可能出現「Summarize this email」按鈕
3. 一鍵摘要長信件

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四、Gmail 3 大實戰場景

場景 1：快速回信（一鍵生成回覆）

情境：客戶寄了一封信問「Q2 的聯名活動什麼時候開始？有沒有詳細的合作方案？」你需要回覆，但資訊還沒有完全確定。

Prompt 範例：

回覆這位客戶。語氣要熱情但專業。

內容重點：
1. 感謝客戶的詢問
2. Q2 聯名活動預計 5 月中旬啟動
3. 詳細合作方案正在最終確認中，預計下週可以提供
4. 先附上去年的案例供參考（附件另寄）
5. 提議下週二或三安排線上會議詳談
6. 署名：行銷部 [你的名字]，分機 1234

常用情境的 Prompt 模板：

情境	Prompt 方向
報價回覆	「回覆客戶的報價詢問。報價單如附件，有效期限到 X 月 X 日」
催款	「禮貌提醒客戶帳款已逾期 15 天。附上發票編號 XXX」
道歉	「為出貨延遲向客戶致歉。預計新到貨日期是 X 月 X 日」
感謝	「感謝客戶的訂單。確認出貨日期和物流追蹤資訊」
邀請	「邀請客戶參加我們的新品發表會。日期、地點、RSVP」

場景 2：信件摘要

情境：你放假回來，信箱裡有一串 20 封的 email thread，討論的是某個專案的進度。你需要快速知道結論是什麼。

操作方式：

1. 打開那封信件串
2. 如果出現「Summarize」按鈕，直接點
3. 如果沒有，複製整串內容到 Gemini 對話

Prompt 範例（如果需要手動操作）：

以下是一串 20 封的 email 討論。請幫我整理：

1. 最終決議是什麼？（2-3 句話）
2. 主要爭議點有哪些？最後怎麼解決的？
3. 有哪些待辦事項？負責人是誰？
4. 有沒有我被 tag 到但還沒回覆的事項？

我的名字是 [你的名字]。

[貼上信件串內容]

批量處理 Prompt：

我剛放假回來，以下是 5 封重要的 email 主旨。
請按「緊急程度」排序，並各用一句話告訴我每封信的核心重點：

1. [主旨 1]
2. [主旨 2]
3. [主旨 3]
4. [主旨 4]
5. [主旨 5]

標註哪些需要今天回覆、哪些可以明天處理。

場景 3：信件語氣調整（正式 / 親切 / 簡短）

情境：你寫了一封信給客戶，但不確定語氣對不對。太正式怕疏遠、太口語怕不專業。

正式化 Prompt：

請把以下信件內容改成正式商業語氣。

要求：
- 使用敬語（您、貴公司）
- 結構清楚（有問候語、正文、結語）
- 避免口語化用詞
- 保持禮貌但不卑微

原文：
「嗨～那個新品的報價我傳給你了喔，看一下然後跟我說OK不OK，有問題打給我」

親切版 Prompt：

請把以下正式信件改寫成「親切但專業」的語氣。

要求：
- 像在跟熟悉的合作夥伴說話
- 可以用「你」而不是「您」
- 保留所有重要資訊
- 加入適度的關心（例如「最近忙嗎？」）

原文：
[貼上正式信件]

精簡版 Prompt：

這封信太長了。請幫我精簡到 5 句話以內，保留：
1. 目的（為什麼寫這封信）
2. 關鍵資訊（日期、金額、數量）
3. 行動要求（需要對方做什麼）

刪掉所有客套話和重複內容。

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五、Docs + Gmail 的組合技

組合 1：信件 → 文件

情境：客戶用信件提了一堆需求。你需要整理成正式的需求規格書。

操作：
1. 在 Gmail 複製客戶信件內容
2. 在 Google Docs 用 Help me write
3. Prompt：「根據以下客戶來信，整理成正式的需求規格書，格式包含：需求編號、需求描述、優先級、預估時程」

組合 2：文件 → 信件

情境：你寫好了企劃書，要用信件寄給老闆做摘要報告。

操作：
1. 在 Google Docs 選取企劃書全文
2. Help me write → 「請把這份企劃書摘要成一封 email 給主管，300 字以內。重點放在 KPI、預算、需要主管決策的事項」
3. 複製到 Gmail 寄出

組合 3：信件串 → 會議議程

情境：一週的信件來回討論後，決定開會。你需要根據信件串整理會議議程。

Prompt：
「根據以下 email 討論串，整理出一份 60 分鐘的會議議程。
包含：每個議題的時間分配、需要決策的事項、需要準備的資料。
標註哪些議題有爭議需要討論、哪些只需要同步資訊。」

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六、常見問題

Q：Help me write 每次都要重新說一次風格，好麻煩？

在文件開頭加一段「風格指引」，每次使用 Help me write 時提一句「請遵循本文件開頭的風格指引」。

或者用 Gems（本課程第 6 堂課會教）建立一個專屬的寫作助手，把風格設定存起來。

Q：Gemini 在 Docs 的輸出品質不如直接用 Gemini 網頁版？

Docs 內的 Help me write 是精簡版，適合快速生稿。如果需要更高品質的輸出：

1. 先在 gemini.google.com 生成
2. 調整滿意後再貼到 Docs

Q：Gmail 的 Gemini 會讀到我所有的信件嗎？

Gemini 在 Gmail 中只會處理你正在查看或回覆的那封信。它不會主動掃描你的所有信件（除非你用 Workspace Extension 主動讓它搜尋）。

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七、重點回顧

工具	功能	最適合場景
Docs - Help me write	從零生稿	企劃書、報告、文案
Docs - Refine	潤稿	語氣調整、精簡、擴寫
Docs - Summarize	摘要	快速了解長文件重點
Gmail - Help me write	生成回覆	客戶信件、內部溝通
Gmail - Summarize	信件摘要	長信件串、放假回來
Gmail - 語氣調整	改寫信件	正式化、親切化、精簡

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練習題

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AI 協作：學了這個，跟 AI 怎麼配合？

Gemini 在 Docs 和 Gmail 裡是你的即時文字助手。它負責打草稿和調語氣，你負責填入真實數據和做最後判斷。

你的人類優勢：

• 你知道收信人的個性和偏好（有些客戶喜歡簡短、有些喜歡詳細），AI 不知道這些人際脈絡
• 你能判斷哪些資訊該說、哪些不該說（公司機密、未定案的事項），AI 可能會寫出不該透露的內容

可以這樣跟 AI 說：

我是電商公司的行銷人員，每天要回大約 20 封客戶信件、寫 2-3 份內部文件。請幫我建立一套「信件回覆模板庫」，包含 5 種常見情境（報價回覆、客訴處理、催款提醒、合作邀請、進度更新），每種情境給我一個可以直接在 Gmail Help me write 使用的 Prompt 模板。