Gemini × Google Sheets：數據分析不求人

你不需要會寫公式、不需要會 VLOOKUP、不需要會做樞紐分析表。打開 Google Sheets，用中文問 Gemini 就好。

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課程目標

1. 學會在 Google Sheets 中使用 Gemini 側邊欄
2. 用自然語言分析數據，不用記任何公式
3. 掌握 5 個最實用的數據分析場景
4. 理解 Gemini Sheets 和 ChatGPT 上傳 CSV 的差異

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一、Gemini 在 Sheets 裡怎麼用？

1.1 側邊欄操作方式

Google Sheets 裡使用 Gemini 有兩種方式：

方式一：側邊欄（推薦）

1. 打開任何一份 Google Sheets
2. 點右上角的 Gemini 圖示（閃亮星星圖案）
3. 側邊欄會出現在右側
4. 直接用中文打字問問題

方式二：儲存格內使用（進階）

1. 在任何儲存格輸入 =GEMINI("你的問題")
2. Gemini 會直接在儲存格裡回答
3. 適合需要批量處理的場景（例如：幫 100 個商品分類）

注意：側邊欄功能需要 Gemini Advanced（Google One AI Premium）。免費版可以在 gemini.google.com 上傳 CSV 檔案來分析。

1.2 為什麼不用下載上傳？

傳統用 ChatGPT 分析數據的流程：

Google Sheets → 下載 CSV → 打開 ChatGPT → 上傳 CSV → 分析 → 複製結果 → 貼回 Sheets

用 Gemini 的流程：

Google Sheets → 開 Gemini 側邊欄 → 問問題 → 完成

差異不只是步驟少。更關鍵的是：

比較項目	Gemini 側邊欄	ChatGPT 上傳 CSV
資料即時性	直接讀最新版	上傳那一刻的快照
資料更新	Sheets 改了，Gemini 看到的也改了	改了要重新上傳
結果應用	可直接插入圖表到 Sheets	要自己複製貼上
公式建議	直接幫你寫進儲存格	你要手動複製公式
多工作表	可以跨工作表分析	一次只能上傳一個檔案
資料安全	資料留在 Google 生態系	資料上傳到 OpenAI 伺服器

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二、5 個實戰場景

場景 1：用自然語言問數據問題

情境：你有一份電商月報，裡面有商品名稱、類別、銷售數量、營收、成本、退貨數量。老闆問你「上個月哪個品類最賺錢？」

你不需要自己寫公式算利潤率、再排序、再篩選。直接問 Gemini：

Prompt 範例：

請分析這份銷售報表：

1. 每個商品類別的「毛利」（營收 - 成本）和「毛利率」
2. 排名前 3 的商品類別（依毛利排序）
3. 有沒有「營收高但毛利率低」的商品類別？（可能代表定價策略有問題）

請用表格整理結果。

Gemini 會做什麼：

• 自動辨識你的欄位名稱
• 計算毛利和毛利率
• 排序並整理成表格
• 如果發現異常，還會主動提醒

進階追問：

針對毛利率最低的那個品類，請進一步分析：
- 是哪些具體商品拉低了毛利率？
- 這些商品的銷量如何？是薄利多銷嗎？

場景 2：自動生成樞紐分析表

情境：你有一份包含所有訂單的明細資料（日期、客戶、商品、金額、通路），需要做一份「各通路 × 各月份」的交叉分析。

手動做：插入樞紐分析表 → 拖欄位 → 調格式 → 可能拖錯 → 重來。

用 Gemini：

Prompt 範例：

請幫我建立一個樞紐分析表：

- 列（rows）：銷售通路（官網、蝦皮、momo、實體門市）
- 欄（columns）：月份（1月到6月）
- 值（values）：訂單金額加總

另外請加一列「各通路佔比」和一欄「各月合計」。

Gemini 的回應：

• 它會直接告訴你分析結果
• 如果你的 Sheets 裡有對應資料，它還能幫你產生公式

進階追問：

根據這個分析：
1. 哪個通路成長最快？（月增率）
2. 有沒有通路出現連續下滑？
3. 預測下個月各通路的銷售趨勢

場景 3：公式建議（不用記 VLOOKUP）

情境：你有兩張工作表。Sheet1 是訂單明細（有客戶 ID），Sheet2 是客戶資料（有客戶 ID、姓名、等級、地區）。你想在訂單明細裡加上客戶姓名和等級。

以前你需要記住 VLOOKUP 或 INDEX-MATCH 的語法。現在直接問：

Prompt 範例：

我有兩張工作表：
- 「訂單明細」：A 欄是訂單編號，B 欄是客戶 ID，C 欄是商品，D 欄是金額
- 「客戶資料」：A 欄是客戶 ID，B 欄是客戶姓名，C 欄是會員等級

我想在「訂單明細」的 E 欄自動帶出客戶姓名，F 欄帶出會員等級。

請給我可以直接貼到 E2 和 F2 的公式，並說明怎麼往下拖動套用到所有行。

Gemini 會給你：

• 正確的 VLOOKUP 或 XLOOKUP 公式
• 解釋公式每個部分的意思
• 提醒可能的錯誤（例如找不到 ID 時顯示什麼）

常見公式問題，都可以直接問：

你想做的事	直接問 Gemini
加總某欄符合條件的值	「幫我算 A 欄是 "蝦皮" 的訂單金額加總」
計算不重複客戶數	「這份資料裡有幾個不重複的客戶？」
條件格式化	「把退貨率超過 10% 的儲存格標紅色」
日期計算	「計算每筆訂單的下單到出貨天數」
文字處理	「把 A 欄的地址拆成 "縣市" 和 "詳細地址" 兩欄」

場景 4：數據視覺化（自動建議圖表）

情境：你整理好了數據，需要做圖表放到週報簡報裡。但你不確定該用長條圖、折線圖還是圓餅圖。

Prompt 範例：

我這份 Sheets 有各月份、各通路的營收數據。

我需要做兩張圖表給老闆看：
1. 各通路的營收趨勢（1-6月的變化）
2. 6月份各通路的營收佔比

請建議適合的圖表類型，並說明為什麼選這種圖表。

Gemini 會回答：

• 趨勢用「折線圖」→ 因為要看隨時間的變化
• 佔比用「圓餅圖」或「環形圖」→ 因為要看比例
• 還可能建議用「堆疊長條圖」同時看趨勢和佔比

進階提問：

請幫我在 Sheets 中建立這兩張圖表。

圖表格式要求：
- 標題要清楚
- 用公司的品牌色（深藍 #1a365d、亮橘 #ed8936）
- 數據標籤要顯示具體數字
- 適合放到 16:9 的簡報裡

場景 5：異常值偵測

情境：你有一份三個月的訂單資料，想知道有沒有什麼「不正常」的數據需要注意。

Prompt 範例：

請檢查這份銷售數據中是否有異常：

1. 訂單金額異常（是否有極端值？正常範圍是多少？）
2. 退貨率異常（哪些商品的退貨率明顯偏高？）
3. 時間異常（是否有某天/某週的訂單量突然暴增或暴跌？）
4. 客戶異常（是否有單一客戶的購買金額異常高？可能是測試單或異常訂單）

每個異常請標註嚴重程度（高/中/低）和建議的處理方式。

為什麼這個場景特別有價值？

人工檢查幾百筆數據很容易漏看。Gemini 可以：

• 掃完全部數據，找出統計上的離群值
• 比對不同時間段，發現趨勢變化
• 提供可能的原因和建議

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三、Gemini Sheets vs ChatGPT 上傳 CSV 的差異

項目	Gemini in Sheets	ChatGPT 上傳 CSV
操作流程	直接在 Sheets 裡對話	下載 → 上傳 → 分析
資料即時性	即時（改了就看到）	快照（要重新上傳）
多表分析	可以跨工作表	需分別上傳
結果套用	直接插入 Sheets	手動複製貼上
公式生成	生成後可直接用	需理解後手動輸入
圖表生成	直接插入 Sheets	生成圖片，需手動重建
分析深度	基本到中等	可用 Code Interpreter 做進階統計
大量數據	受 Sheets 效能限制	Code Interpreter 可處理更大量
隱私	資料在 Google	資料上傳到 OpenAI

結論：

• 日常報表分析 → Gemini in Sheets（方便、即時、不用搬資料）
• 深度統計分析、建模預測 → ChatGPT Code Interpreter（統計功能更強）
• 需要精確邏輯判斷 → Claude（上傳 CSV，推理能力最好）

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四、使用技巧

技巧 1：先描述你的資料結構

這份 Sheets 有以下欄位：
A：訂單日期
B：客戶 ID
C：商品名稱
D：商品類別
E：數量
F：單價
G：折扣
H：實際金額
I：退貨（是/否）

請根據以上結構，幫我分析...

當你先告訴 Gemini 欄位意義，它的分析會更精準。

技巧 2：指定輸出格式

請用以下格式回答：
- 數字都加千分位（例：1,234,567）
- 百分比保留一位小數（例：23.4%）
- 金額加上 NT$ 前綴
- 用表格呈現，表格要有標題列

技巧 3：分步驟提問

不要一次問太多問題。先問大方向，再往下鑽。

第一步：「這份數據的整體概況是什麼？」
第二步：「營收最高的 3 個品類是什麼？」
第三步：「這 3 個品類的毛利率分別是多少？」
第四步：「毛利率最低的品類，有什麼改善建議？」

技巧 4：讓 Gemini 幫你建立自動化

我每個月都要做一樣的分析。
請幫我在 Sheets 裡建立一個「月報模板」工作表，包含：
1. 自動計算各品類營收和毛利的公式
2. 自動生成的圖表
3. 我只需要把原始數據貼進去，其他全部自動計算

請列出需要哪些公式和步驟。

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五、常見問題

Q：Gemini 看不到我的 Sheets 資料怎麼辦？

1. 確認你有 Gemini Advanced（Google One AI Premium）
2. 確認 Gemini 側邊欄的 Workspace Extension 已開啟
3. 試著在 gemini.google.com 貼上 Sheets 連結

Q：資料很大（超過 1 萬行），Gemini 分析得動嗎？

Gemini 側邊欄對大量資料的處理有限制。如果超過幾千行：

• 先用 Sheets 的篩選功能縮小範圍
• 或者請 Gemini 幫你寫公式，由 Sheets 自己計算
• 真的很大量 → 考慮用 ChatGPT Code Interpreter 或 BigQuery

Q：Gemini 算錯了怎麼辦？

AI 生成的數據分析有可能出錯。務必：

• 抽查幾個數字，用計算機驗算
• 問 Gemini「你是怎麼算出這個數字的？」讓它解釋過程
• 重要報告的數字一定要人工覆核

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六、重點回顧

重點	說明
使用方式	Sheets 右上角 Gemini 圖示 → 側邊欄
核心優勢	不用下載上傳，不用記公式，直接在 Sheets 裡分析
最適合	日常報表分析、快速提問、公式生成、圖表建議
注意事項	重要數字一定要人工覆核、大量資料可能有效能限制
vs ChatGPT	Gemini 方便即時、ChatGPT 統計分析更深

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練習題

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AI 協作：學了這個，跟 AI 怎麼配合？

Gemini 在 Sheets 裡就是你的即時數據分析師。你提供商業問題，它處理公式和計算。

你的人類優勢：

• 你知道哪些數字背後有故事（例如突然暴增是因為做了促銷，不是市場成長），AI 不知道這些脈絡
• 你能判斷分析結果是否合理、是否可以直接拿來做決策，AI 只能給出數字

可以這樣跟 AI 說：

我的 Google Sheets 裡有過去 6 個月的電商銷售明細（日期、商品、類別、通路、金額、退貨）。請幫我設計一套「月度銷售健檢」分析框架：要檢查哪些指標、什麼數值算異常、發現異常後該怎麼追查。請給我可以直接在 Gemini 側邊欄使用的 Prompt 清單。