實戰：串接你的第一個自動化工作流

從「紙上」到「真的會動」

上一課你學會了設計流程。這一課我們要讓流程真的跑起來。

我們要建立一個很實用的工作流：

客戶填了詢價表單 → 自動記錄到 Google Sheets → 自動寄通知信給業務

這個流程每天可能發生幾十次，而且目前很多公司還是靠人工去轉。

認識自動化工具

目前市場上最主流的無程式碼自動化工具：

工具	特色	適合誰
Make（原 Integromat）	視覺化最直覺、功能最強、有免費方案	行銷/營運初學者
Zapier	最多服務支援、文件最多	想快速接外部服務
n8n	開源、可自架、技術彈性最高	有一點技術底子
Power Automate	微軟生態系整合好	公司用 Office 365

本課用 Make 的概念來說明（其他工具邏輯相同，只是介面不同）。

工作流的基本組成：節點

在自動化工具裡，每個步驟叫做一個**「節點（Node）」**，節點之間用線連起來，資料就會沿著線流動。

[Google Forms]  →  [Google Sheets]  →  [Gmail]
    節點 1              節點 2           節點 3
（觸發：收到表單）  （動作：新增一列）  （動作：寄出 Email）

每個節點都需要設定：

用哪個服務（Google Forms / Gmail / Slack...）
做什麼動作（新增資料 / 寄出 Email / 傳訊息...）
用哪些資料（來自前一個節點的欄位）

逐步建立：詢價單自動通知流程

Step 1：設定觸發節點（Google Forms）

選擇 Google Forms 作為觸發服務
選擇觸發事件：「有新的表單填寫」
連結你的 Google 帳號，選擇對應的表單
測試：確認可以讀取到最近一筆填寫資料

你會看到表單帶回的欄位，例如：

姓名：王小明
Email：wang@example.com
詢價商品：保濕乳霜（100ml）
需求數量：500 個

Step 2：設定動作節點（Google Sheets）

新增節點，選擇 Google Sheets
選擇動作：「新增一列（Add a Row）」
選擇要寫入的試算表和工作表
資料映射（Data Mapping）：把表單欄位對應到試算表欄位

資料映射長這樣：

試算表欄位	來源（表單資料）
A 欄：時間	自動填入當前時間
B 欄：姓名	來自表單的「姓名」欄位
C 欄：Email	來自表單的「Email」欄位
D 欄：詢價商品	來自表單的「詢價商品」欄位
E 欄：數量	來自表單的「需求數量」欄位
F 欄：狀態	固定填入「待處理」

Step 3：設定動作節點（Gmail）

新增節點，選擇 Gmail
選擇動作：「傳送 Email」
設定收件人：業務主管 Email
設定主旨：新詢價單：{{姓名}} - {{詢價商品}}（{{}} 代表帶入前面的資料）
設定內文：

您好，

剛收到一筆新的詢價：

姓名：{{姓名}}
Email：{{Email}}
商品：{{詢價商品}}
數量：{{需求數量}}

詢價時間：{{時間}}

請盡快回覆。

關鍵觀念：資料映射

資料映射是自動化最重要的技能。它決定了：

前一個節點的哪個欄位，傳給下一個節點的哪個位置

常見的錯誤：

欄位名稱打錯（大小寫、空格都要一樣）
欄位是空值，導致 Email 主旨少了名字
日期格式不對，Google Sheets 無法辨識

測試方法：用工具內建的「執行一次（Run Once）」功能，看看每個節點實際傳遞的資料是否正確。

測試與上線

建好流程後，不要直接開啟排程，先做這幾件事：

手動觸發測試：填一筆假的表單資料，看看流程有沒有跑完
檢查每個節點的輸出：確認資料有正確流動
檢查最終結果：Google Sheets 有沒有新增一列？Email 有沒有寄出？
確認沒問題後，開啟自動排程

練習題

AI 協作：學了這個，跟 AI 怎麼配合？

了解節點與資料映射的概念後，你可以用 AI 快速生成自動化工作流的設計草稿，省去自己摸索的時間。

你的人類優勢：

你知道公司用哪些工具（Google Workspace？Slack？自建系統？）
你了解資料的實際格式和欄位名稱

可以這樣跟 AI 說：

我要在 Make 上建立一個自動化工作流。觸發：Google Forms 收到新的「商品詢價單」，欄位有：姓名、公司名稱、Email、詢價商品、需求數量、備註。我要做三件事：①把資料寫入 Google Sheets（已有一個名為「詢價記錄」的試算表）②寄通知 Email 給業務主管（業務@公司.com）③在 Slack #sales 頻道發訊息。請幫我列出每個節點的設定細節和資料映射。